Die Digitalisierung von 1.860 Aktenordnern aus den vergangenen 200 Jahren, zusammengetragen aus verschiedenen Ablagesystemen innerhalb von Kloster Eberbach, wurde jetzt erfolgreich abgeschlossen. Die Archivierungsarbeiten sind Teil eines Großprojekts der Stiftung Kloster Eberbach, das den Aufbau eines professionellen Facility Managements weiter vorantreibt. „Besondere Bedeutung hat hierbei das Sonderprojekt LOGIK, mit dessen Abschluss wir nun über ein modernes Dokumentenmanagementsystem verfügen, das als Basis für die weiteren Arbeiten unseres Großprojektes verstanden werden kann“, erläuterte Martin Blach, Geschäftsführender Vorstand der Stiftung.

Herkulesaufgabe gestemmt Das Projekt

LOGIK - LebenszyklusOrientiertesGebäudeInformationsKataster - beinhaltet die Aufnahme, Digitalisierung und Zusammenführung der vorhandenen Dokumentenbestände, sowie die anschließende Bereitstellung der erfassten Daten in einem Dokumentenmanagementsystem. Die Digitalisierung wurde im Rahmen eines Ausschreibungsprozesses an die EVIM Reha-Werkstatt Wiesbaden in Trägerschaft der EVIM Gemeinnützige Behindertenhilfe GmbH vergeben und von dieser nun abgeschlossen. Für die Digitalisierung mussten zerknitterte Gebäude- oder Geländepläne in eine verwertbare Form gebracht, Einzelansichten in ein zusammenhängendes Dokument überführt, Akten mit unsortiertem Innenleben in eine vernünftige Reihenfolge gebracht oder teilweise hunderte Büroklammern aus nur einem Aktenordner entfernt werden.

Mit Hilfe der OCR-Indexierung (opticalcharacterrecognition, d.h. digitale Erfassung der Buchstaben und anschließende Verschlagwortung der gescannten Texte) wird zukünftig eine digitale Recherche mittels einfacher Schlagwortsuche möglich sein. „Wir sind den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der EVIM Reha-Werkstatt sehr dankbar für die Leistung, die sie erbracht haben“, so Martin Blach. „Sie hatten wirklich eine Herkulesaufgabe zu bewältigen.“